Dernek yönetim sürecinin en önemli adımlarından biri olan olağan genel kurul toplantıları, derneğin geleceği, faaliyetleri ve yönetim kararlarıyla ilgili kritik kararlar alınan platformlardır. Bu toplantılar, tüm dernek üyelerinin katılımıyla, belirli bir günde yapılır ve derneğin yasal sorumlulukları arasında yer alır. Peki, bir derneğin olağan genel kurul toplantısını adım adım nasıl gerçekleştireceğinizi biliyor musunuz? İşte bu yazıda, dernek olağan genel kurulu nasıl yapılır detaylı bir şekilde anlatıyoruz.
Genel Kurul Toplantısının Hazırlık Süreci
Genel kurulun gerçekleştirilebilmesi için, ilk adım hazırlık sürecinin iyi organize edilmesidir. Dernek tüzüğünde belirtilen süreler ve şekillere bağlı kalarak, olağan genel kurul toplantısı düzenlenir. Olağan genel kurul toplantıları, dernek tüzüğünde sıklığı belirlenmiş olan periyotlarda (genellikle 2 ya da 3 yılda bir) yapılır. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce, dernek üyelerine yazılı tebligat yapılır ve toplantı tarih, saat ve yeri bildirilir. Ayrıca toplantı gündemi, dernek üyelerine sunulmalıdır, böylece üyeler hangi konuların görüşüleceğini önceden bilme fırsatına sahip olurlar.
Toplantıda yeterli çoğunluğu sağlamak da oldukça önemlidir. Tüzüğe göre gereken çoğunluk sayısı sağlanamazsa, toplantı belirli bir süre sonra daha düşük katılım çoğunluğu ile tekrar yapılabilir. Çoğunluk sağlandığında ise yapılacak ilk işlem, toplantıyı yürütecek olan başkanlık divanının seçilmesidir. Bu divan başkanı, yazmanı ve iki katibin seçilmesiyle olur.
Genel Kurulda Görüşülecek Konular ve Oylama
Genel kurul toplantısında en önemli gündem maddeleri; dernek faaliyetlerini, mali durumunu ve gelecekteki planlarını değerlendiren raporların sunulmasıdır. Divan başkanı tarafından yönetilen toplantıda bu konular tek tek üyelere sunulur ve değerlendirilir. Yönetim kurulunun faaliyet raporu ve mali rapor sunulurken, yönetim bir sonraki dönemde nasıl bir yol izleyeceğine dair önerilerde bulunabilir. Genel kurulda bu raporlar üyelerin görüşüne sunulurken katılımcılar, sorularını sorup, raporların onaylanıp onaylanmayacağına karar verirler.
Son olarak, olağan genel kurullarda genellikle derneğin yeni yönetim kurulu ve denetim kurulu seçimi yapılır. Üyeler, adaylar arasından seçim yapar ve bu genel kurullarda alınan kararlar, katılımcıların oy çokluğuyla kabul edilip reddedilir. Oylama süreci gizli ya da açık oy şeklinde olabilir; bu süreç, dernek tüzüğüne göre belirlenir. Genel kurulun sonunda ise alınan kararlar yazılı olarak kaydedilir ve resmi tutanak haline getirilir. Bu tutanak, tüm üyeler tarafından erişilebilir olmalıdır.
Dernek olağan genel kurulu nasıl yapılır umarım anlatabilmişizdir.